El proceso de certificación para obtener un certificado ISO acreditado está compuesto de dos fases esenciales: la Fase 1 y la Fase 2. Nuestra consultoría ISO le facilitará éste proceso:
Fase 1: Evaluación Inicial del proceso de certificación
El propósito de esta fase es evaluar el estado de preparación de la empresa para la certificación, asegurando que todos los elementos del sistema de gestión de calidad estén implementados y documentados adecuadamente.
Actividades principales
- Presentación por el CEO o Gerente: Es fundamental presentar detalladamente la empresa. Debe incluir una explicación clara del compromiso de la alta dirección con la norma ISO a certificar (ISO 9001 de calidad, ISO 14001 de gestión ambiental, ISO 45001 de seguridad laboral o de responsabilidad social), destacando la política de calidad, los objetivos y la Revisión por la Dirección. Demuestra el liderazgo y la implicación de la dirección en la certificación.
- Evaluación de Documentación: La Dirección y el Responsable del Sistema mostrarán la documentación generada a la certificadora ISO. Esta documentación incluirá procedimientos, registros y cualquier otro documento que demuestre el cumplimiento con los requisitos de la norma ISO.
- Identificación de «Findings» o «Hallazgos». En esta fase, los auditores identificarán y registrarán “findings” (hallazgos), que son observaciones preliminares sobre áreas que podrían necesitar mejoras. No se hablará de no conformidades formales en esta etapa. Estos hallazgos deben ser abordados y solucionados de manera eficiente antes de la Fase 2.
Método
La evaluación se llevará a cabo a través de entrevistas y una revisión exhaustiva de la documentación proporcionada. El consultor ISO y/o el Responsable del Sistema tendrá un papel central como intermediario, asegurando que toda la documentación requerida esté disponible para los auditores y facilitando la comunicación entre las oficinas y los auditores.
Fase 2: Auditoría de Certificación
El objetivo de esta fase del proceso de certificación es verificar la implementación y efectividad del sistema de gestión de calidad conforme a la norma ISO, asegurando que la empresa no solo cumple con los requisitos documentales, sino que también los aplica efectivamente en sus operaciones diarias.
Actividades Principales
- Solicitud de información adicional: Los auditores solicitarán información adicional y más detallada para evaluar la implementación efectiva de los procesos. Esto puede incluir registros específicos, procedimientos operativos y otros documentos relevantes.
- Presentación de Evidencias. El auditor de la certificadora continuará teniendo un rol activo, presentando las evidencias de alto nivel. Estas evidencias demostrarán cómo la empresa ha implementado los requisitos de la norma ISO en sus operaciones como la auditoría ISO interna o la Revisión por la Dirección.
- Implicación de los colaboradores, presentando información detallada y específica sobre sus responsabilidades y actividades que evidencian el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO. Asegurará que los auditores comprendan cómo se implementan los procesos en la organización.
- Detección de No Conformidades, Observaciones y Oportunidades de Mejora: Los auditores pueden identificar No Conformidades (fallos significativos que deben ser corregidos antes de que se pueda otorgar la certificación), Observaciones y Oportunidades de Mejora.
Método
Las actividades incluirán entrevistas más detalladas y revisiones exhaustivas de la documentación. EmasConsultors, como consultoría ISO tendrá un papel proactivo, especialmente en áreas donde se dispone de información de alto nivel, mientras que los colaboradores proporcionarán información detallada y específica sobre sus respectivas áreas.
Comunicación de Mejoras
Las mejoras y correcciones necesarias se comunicarán a la certificadora ISO a través de un Plan de Acciones Correctivas (PAC). SGS analizará estos planes y deliberará sobre su efectividad. El proceso de certificación termina cuando el Comité Técnico de la certificadora ISO dará el resultado final, otorgando el certificado ISO una vez que todas las no conformidades hayan sido resueltas adecuadamente.